表計算ソフトの活用 — 関数・グラフ・ピボットテーブル

導入

「合計を出したいのに関数の名前が思い出せない」「VLOOKUPって何をする関数だったっけ」――表計算ソフトはビジネスで毎日使うツールです。ITパスポートでも頻出のテーマなので、基本関数をしっかり押さえておきましょう。

くわしく知ろう

表計算ソフトでは、セル（マス目）に入力した数値やデータを関数で自動計算できます。セルはA1・B2のように「列のアルファベット＋行の番号」で指定します。これをA1形式のセル参照と呼びます。

最も基本的な関数が「SUM（合計）」と「AVERAGE（平均）」です。「=SUM(B2:B10)」と入力するとB2からB10の合計が、「=AVERAGE(B2:B10)」と入力すると平均が計算できます。

「IF関数」は条件分岐に使います。「=IF(C2>=60,"合格","不合格")」と書くと、C2セルの値が60以上なら「合格」、それ以外なら「不合格」と表示される仕組みです。条件式・真の場合の値・偽の場合の値の3つを指定することを覚えておきましょう。

「VLOOKUP関数」は検索と参照に使う関数で、「別のテーブルから値を引っ張ってくる」場面でよく使われます。「=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)」という書式で、指定した範囲の一番左の列で検索値を探し、一致した行の指定列の値を返します。

グラフは数値を視覚化するために使い、棒グラフは比較、折れ線グラフは推移、円グラフは構成比の表現に適しています。ピボットテーブルは大量のデータを素早く集計・クロス集計するための機能です。

具体例

たとえば売上一覧表で「=SUM(C2:C13)」と入力すれば年間売上合計が、「=AVERAGE(C2:C13)」で月平均売上が求められます。また「=VLOOKUP(A2,商品マスタ!A:B,2,FALSE)」と書くと、別シートの商品マスタから商品名を自動で引き当てることができます。

まとめ・試験ポイント

• SUM＝合計、AVERAGE＝平均（引数に範囲を指定）
• IF＝条件分岐（条件式, 真の値, 偽の値の3引数）
• VLOOKUP＝左端列で検索して指定列の値を返す（検索値, 範囲, 列番号, 検索方法）
• 棒グラフ＝比較、折れ線グラフ＝推移、円グラフ＝構成比
• ピボットテーブル＝大量データの集計・クロス集計に使う機能
• 試験では「IF関数・VLOOKUP関数の動作」と「グラフの種類と用途」を問う出題が多い